Onboarding : Bien intégrer les nouveaux collaborateurs au sein de votre équipe

Les enjeux d’une intégration réussie sont multiples. Outre le temps à y consacrer, un salarié intégré est un futur salarié engagé, donc performant pour l’entreprise et fidèle.

Plus concrètement, l’onboarding permet de :

Garantir la rétention des nouveaux collaborateurs

Le collaborateur doit être bien accueilli par les membres de l’équipe. Les premiers instants d’intégration sont fondamentaux pour le candidat, car il ne doit pas remettre en cause son choix d’avoir intégré l’entreprise.

Une bonne intégration permettra de nourrir votre marque employeur. Le nouvel arrivant intégré pourra ainsi véhiculer une image attractive de l’entreprise.

Construire le lien entre tous les salariés

Pour favoriser une bonne communication – clé d’une collaboration réussie – il est fondamental que les collaborateurs se connaissent et tissent des liens. La cohésion peut se réaliser autour d’activités ludiques ou tout simplement autour d’un déjeuner.

Diffuser les valeurs & la culture de l’entreprise

Pour engager les collaborateurs dans l’entreprise, il est indispensable de leur transmettre les valeurs et la culture de la société.

Motiver et rendre opérationnels les collaborateurs

Pour intégrer rapidement le travail et être opérationnels, les nouveaux arrivants doivent être bien accueillis. L’onboarding permet également de favoriser l’implication et l’intérêt des nouvelles recrues.

« 58% des employés ayant bénéficié d’un bon onboarding sont encore dans l’entreprise 3 ans plus tard. » (Cadre Emploi.)

Les 3 grandes étapes de l’onboarding à mettre en place :

➡ Étape 1 : Préparer l’arrivée du nouveau collaborateur dans l’entreprise.

Pour favoriser une bonne intégration, il est indispensable de prévoir l’arrivée du salarié.

Différents éléments sont à anticiper, voici quelques exemples :

• Réaliser une liste complète de tous les documents administratifs nécessaires à l’embauche du salarié. (Mutuelle, RIB, retour du contrat de travail signé…)
• Agencer un poste de travail opérationnel pour le futur collaborateur. (Équipement informatique, badge et code d’accès, bureau avec matériels mis à disposition…)
• Prévenir l’ensemble de l’équipe de l’arrivée du nouveau collaborateur.
• Cette phase de préparation est fondamentale, car l’objectif est que le collaborateur ne manque de rien à son arrivée.

➡ Étape 2 : Accueillir le collaborateur le jour J

Cette étape demeure la plus importante dans le processus d’onboarding, car la première impression est fondamentale pour le nouvel arrivant qui ne doit, en aucun cas, regretter son choix.

C’est le jour J, l’arrivée du nouveau collaborateur !

Voici quelques actions à mettre en place pour favoriser une bonne intégration et ainsi aider le collaborateur à prendre ses marques :

• Créer un environnement rassurant pour le collaborateur, présentez-lui l’équipe, les locaux ainsi que son bureau au sein duquel il pourra déposer ses affaires.
• Organiser un petit déjeuner pour bien accueillir le salarié et profitez de ce moment convivial pour en apprendre davantage sur lui.
• Préparer des goodies avec un livret d’accueil que vous pouvez déposer sur le bureau du nouvel arrivant.
• Accorder un moment au salarié pour bien lui présenter le fonctionnement de l’entreprise, pour lui communiquer les informations importantes et évidemment pour répondre à tous ses questionnements.

➡ Étape 3 : Suivre et accompagner le collaborateur dans la suite de son intégration

L’intégration continue bien après l’arrivée du collaborateur dans l’entreprise. C’est pourquoi le suivi de l’onboarding est primordial.

Pour cela, deux éléments peuvent s’avérer être essentiels :

• Attribuer un mentor ou un tuteur au nouvel arrivant auquel il pourra se référer en cas d’interrogation. Cette personne sera aussi présente pour guider le salarié.
• Définir des réunions. Comme nous avons pu l’évoquer, le suivi est fondamental.

S’entretenir régulièrement avec le nouveau collaborateur est donc essentiel afin de prendre en compte son ressenti, ses questionnements et s’assurer que son arrivée ainsi que sa prise de poste se déroulent correctement.

Mais alors qu’en est-il de l’onboarding à distance ?

Après cette période de Covid, encore beaucoup d’entreprises pratiquent le 100% télétravail, ce qui signifie également onboarding à distance. Même si nous vous conseillons de privilégier une intégration en présentiel, voici quelques conseils qui pourront être efficace à distance !

• Envoyer du matériel et des goodies pour que le nouvel arrivant se sente à l’aise (casque audio, ordinateur, souris…)
• Fournir un livret d’accueil et un trombinoscope.
• Intégrer le nouveau à des réseaux de discussion.
• Transformer le petit dejeuner en e-déjeuner de bienvenue accompagné d’un échange informel avec les membres de l’équipe.
• Réaliser une visioconférence pour lui présenter l’entreprise, les activités, les informations utiles.
• Attribuer un mentor ou un parrain pour bien l’intégrer.
• Effectuer des réunions ponctuelles pour connaître le ressenti de la nouvelle personne intégrée

➡ Devenu une priorité au sein de nombreuses entreprises, l’onboarding est une étape cruciale du processus de recrutement. Un turn-over régulier peut alors représenter un coût élevé pour l’entreprise, et donc, une perte de temps, tant pour elle-même que pour le candidat. Mettre en place des actions qui créeront un cadre chaleureux et accueillant est donc indispensable ! Puisque bonne intégration rime avec fidélisation, mettez toutes les chances de votre côté pour la réussir !